Cómo escoger un sistema de punto de venta en Honduras

Escoge un sistema que emita factura con CAI y te dé los libros de ventas y de compras, que siga cobrando cuando se va el internet, que lleve la existencia de cada sucursal y que te diga el costo total en una sola cifra. Antes de pagar, pruébalo una semana con tus productos reales y pregunta cómo sacas tus datos si un día te vas.

Esta lista es para negocios de una a cinco cajas: pulperías, farmacias, ferreterías, tiendas, cafeterías. Al final van las preguntas para el proveedor y, de ejemplo, cómo sale Macaw Suite en cada punto, con lo que no tiene.

Lo que tiene que hacer bien

1. Factura con CAI y libros para el SAR

Pide ver una factura impresa, no una captura. Debe llevar CAI, rango autorizado, fecha límite de emisión, RTN y desglose del ISV. El sistema tiene que manejar 15% y 18%, exentos, exonerados y notas de crédito, darte el libro de ventas y el de compras, y avisarte antes de que venza la fecha o se acabe el rango. Detalle en qué debe llevar una factura.

Si facturas desde el sistema, tu negocio se inscribe como autoimpresor y declara que el sistema cumple el artículo 53 del reglamento: ligado a un sistema contable o de inventario, con controles de auditoría, historial disponible y capacidad de generar archivos para el SAR.

2. Que siga vendiendo sin internet

Se va la luz o el internet y el cliente sigue en la fila. Pregunta si la caja cobra sin conexión, qué pasa con el inventario y con el nombre de quien cobró, y qué pasa con la factura de esa venta: unos sistemas la emiten sin conexión, otros después y otros dejan esa venta sin factura.

3. Inventario por sucursal

Con dos tiendas necesitas saber cuánto hay en cada una. Busca traslados entre sucursales, un kardex que diga quién movió qué, mínimos con alerta y, si vendes medicinas o alimentos, lotes con vencimiento. Si vendes por libra o por metro, o celulares con IMEI, pregúntalo antes. Más en inventario en varias sucursales.

4. En qué aparatos funciona

Confirma si corre en navegador, Android, iPhone o tablet, qué impresoras térmicas acepta (USB, Bluetooth o red) y si lee códigos de barras con lector o con la cámara. Prueba con tu impresora antes de comprar otra. Para facturar en papel térmico, el reglamento pide presentar al SAR una certificación del proveedor del papel de que la impresión dura al menos 5 años (artículo 38).

Lo que cuesta y cómo te sales

5. El costo total real

Suma licencia, complementos, cada caja, sucursal y usuario extra, topes de facturas, instalación y equipo. Pregunta en qué moneda cobran: en dólares, lo que pagas en lempiras cambia con el tipo de cambio.

6. Cómo te sales

Pregunta antes de entrar si puedes descargar ventas, facturas, productos y clientes en Excel o CSV, y qué pasa con tus datos si dejas de pagar. Las copias de tus facturas se guardan por el plazo del Código Tributario (artículo 5 del reglamento), aunque cambies de sistema.

7. Soporte y capacitación

Pregunta quién contesta, por dónde, en qué horario y si conoce el CAI y el SAR. Pide que te enseñen a ti y a tu cajera a cobrar, anular con nota de crédito y hacer el corte del día.

8. Prueba gratis

Una demostración del vendedor no cuenta. Pide una prueba con tu propia cuenta, sin tarjeta si se puede, con tus productos y tu impresora.

9. Seguridad y permisos

Cada persona entra con su usuario o PIN. Revisa que puedas limitar lo que hace la cajera (anular, descontar, ver costos), que los descuentos grandes pidan autorización y que haya cortes X y Z, arqueo y bitácora. La verificación en dos pasos protege la cuenta del dueño. Para el cierre diario, mira cómo hacer el cierre de caja.

Preguntas para hacerle a cualquier proveedor

Ejemplo: Macaw Suite en esta lista

Tampoco tiene varias monedas en la caja (trabaja en lempiras) ni contabilidad con asientos automáticos. Si dependes de algo de esta lista, mejor saberlo antes.

Cómo probarlo en una semana

1. Carga 20 productos reales con su precio, su ISV y su código de barras.
2. Conecta tu impresora y saca una factura y un recibo.
3. Apaga el wifi y cobra dos ventas. Al volver la señal, revisa la existencia, quién cobró y la factura.
4. Haz un corte Z y cuadra la gaveta con lo que dice el sistema.
5. Crea un usuario de cajera y prueba que no pueda anular ni descontar sin permiso.
6. Exporta el libro de ventas y pregúntale a tu contador si le sirve.

Preguntas frecuentes