Cómo controlar el inventario en varias sucursales

Para controlar el inventario en varias sucursales llevas la existencia de cada sede por separado, con su propio mínimo. Todo lo que pasa de una sede a otra va como traslado: alguien lo pide, alguien lo aprueba, alguien lo despacha y alguien lo recibe contando. Y cada semana cuentas una parte del inventario para comprobar que el sistema dice la verdad.

Es para dueños con dos o más tiendas, o con una bodega que surte a varias. Al final hay un ejemplo completo con números.

Existencia por sede, no un total

El total del negocio engaña. Si el sistema dice que tienes 40 unidades de un producto, pero 38 están en el Centro y 2 en la sucursal Norte, Norte se queda sin producto mañana aunque «haya».

Cada sucursal es su propio almacén, y la bodega también cuenta como sede. Una venta descuenta solo de la sede donde se hizo. Si una tienda vende algo que físicamente está en otra, quedan mal las dos.

Mínimos y reorden por sucursal

El mínimo es la cantidad a la que, si llegas, toca pedir. Una forma sencilla de calcularlo:

Mínimo = lo que vendes al día × los días que tarda el resurtido + un colchón para días fuertes.

Si en Norte vendes 6 aceites al día, el carro de los traslados pasa cada 3 días y quieres un colchón de 6, el mínimo de Norte es 24. En el Centro, que vende 4 al día y recibe del proveedor cada semana, sale en 30 con un colchón de 2. Un mismo mínimo para todas las sedes deja a unas sin producto y a otras con producto parado.

Traslados entre sucursales: quién hace qué

Un traslado es mercadería que sale de una sede y entra a otra. Para que no se pierda en el camino, cada paso lo hace una persona distinta y queda registrado:

1. Pide la sede que necesita. El encargado de Norte pide 30 aceites porque llegó al mínimo.
2. Aprueba alguien que ve las dos sedes. El gerente o el dueño revisa si el Centro puede soltar esa cantidad sin quedar bajo su propio mínimo. Puede aprobar menos de lo pedido.
3. Despacha la sede que envía. Cuenta, empaca y registra la salida. Desde ese momento, esa mercadería ya no es parte de su existencia.
4. Recibe la sede que pidió, contando. Cuenta antes de firmar, toma foto de lo que llegó y anota cualquier diferencia.

Repartir estos pasos es lo que las normas de control interno del Tribunal Superior de Cuentas llaman separación de funciones incompatibles: que una sola persona no autorice, ejecute y registre la misma operación de principio a fin.

Mercadería en tránsito

Entre el despacho y la recepción, la mercadería no está en ninguna de las dos tiendas. Si la sumas a Norte al despacharla, Norte puede vender algo que todavía va en el carro. Si la dejas en el Centro, el próximo conteo del Centro sale con faltante.

Por eso el tránsito se lleva aparte: no se vende ni se cuenta en el estante. Revisa cada semana los traslados que lleven más de dos o tres días en camino. Uno que nunca se recibió es mercadería perdida hasta que alguien lo aclare.

Faltantes al recibir

Quien recibe anota lo que llegó, no lo que dice el papel. Si se despacharon 24 y llegaron 22, se reciben 22 y el faltante de 2 queda anotado en ese traslado.

Después alguien decide qué pasó: se despachó mal, se dañó en el camino o se perdió. Firmar «completo» para salir rápido esconde el problema y lo pasa al siguiente conteo, donde ya nadie sabe de dónde vino.

Conteo cíclico o inventario general

Que el sistema descuente cada venta no quiere decir que la existencia sea correcta. Hay robos, daños, errores al recibir y productos mal escaneados. Aunque el sistema lleve el inventario al día, hay que compararlo contra un conteo físico y ajustar.

• Inventario general: paras la venta y cuentas todo. Se hace una o dos veces al año.
• Conteo cíclico: cuentas un grupo pequeño de productos cada semana sin cerrar la tienda, y en unos meses pasaste por todo. Lo que más vende, lo más caro y lo que más se pierde se cuenta más seguido.

Para que el conteo sirva, que lo haga alguien distinto de quien cuida esa mercadería, y sin ver la existencia del sistema. Si el que cuenta sabe que «deberían ser 30», va a encontrar 30.

El kardex: la historia de cada producto

El kardex es la lista de todos los movimientos de un producto en una sede: qué entró, qué salió, cuándo, por qué y quién lo hizo, con el saldo después de cada movimiento. Cuando un conteo no cuadra, es lo primero que revisas.

Mermas: lo que se pierde

Merma es todo lo que sale del inventario sin venderse: lo dañado, lo vencido, lo robado y lo que se usa en la tienda. Cada merma se registra como baja con su motivo, no como un ajuste sin explicación.

Así la puedes medir. Si en un mes diste de baja L 3,000.00 en una sede que vendió L 300,000.00, la merma fue del 1% de la venta. Comparar ese porcentaje entre sucursales te dice dónde mirar primero. Si lo que más se te pierde es por vencimiento, sigue con la guía de control de vencimientos.

Un ejemplo con números

Las 2 botellas valen L 124.00 y quedan como merma del traslado, con el nombre de quien despachó y de quien recibió. Norte quedó arriba de su mínimo y el Centro también. En el kardex de Norte, ese día se ve así:

Errores comunes

• Vender desde una sede lo que está en otra.
• Prestar mercadería entre tiendas sin registrar el traslado.
• Que la misma persona pida, apruebe y reciba.
• Ajustar existencias sin motivo para que cuadre.
• Usar el mismo mínimo en todas las sedes.
• Contar con la existencia del sistema a la vista.

Preguntas frecuentes