Cómo controlar lotes y fechas de vencimiento en tu inventario

Para controlar vencimientos anotas el lote y la fecha de vencimiento de cada producto el día que lo recibes, vendes primero lo que vence primero y revisas cada semana lo que vence pronto para moverlo a tiempo. Lo vencido sale del estante ese mismo día: en Honduras, ofrecer o vender un producto después de su fecha de vencimiento es una infracción muy grave según el reglamento de la Ley de Protección al Consumidor.

Es para farmacias, abarroterías, minisúper y cualquier negocio que vende medicinas, alimentos, bebidas o productos de higiene con fecha. Al final hay un ejemplo con números.

Qué es un lote

Un lote es un grupo de unidades del mismo producto que se fabricaron juntas. Comparten un código, impreso en el empaque, y una fecha de vencimiento. El reglamento de la ARSA para productos farmacéuticos lo dice así: la fecha de vencimiento se establece para cada lote.

Por eso el mismo producto puede tener tres lotes en tu estante con tres fechas distintas. Si solo llevas «20 unidades de acetaminofén», no sabes cuáles vencen el mes que viene.

Primero en vencer, primero en salir

Hay dos reglas que se confunden:

• Primero en entrar, primero en salir (PEPS): lo que llegó antes se vende antes.
• Primero en vencer, primero en salir: lo que vence antes se vende antes, sin importar cuándo llegó. En inglés le dicen FEFO.

Casi siempre dan lo mismo. Fallan el día que un proveedor te manda un lote con fecha más corta que el que ya tenías en el estante. Si sigues el orden de llegada, ese lote nuevo se te vence atrás. Por eso la regla que manda es la fecha, y es la que pide la Organización Mundial de la Salud para almacenar medicamentos.

Cómo registrar vencimientos al recibir

1. Revisa la fecha antes de firmar. Compara el lote y la fecha del producto con la factura del proveedor. Si vienen dos lotes en la misma caja, sepáralos.
2. Rechaza lo que viene muy corto. Define cuánta vida mínima aceptas según lo que tardas en vender ese producto. La OMS pide no recibir medicamentos tan cerca del vencimiento que la fecha llegue antes de que el cliente los use.
3. Anota lote, fecha y cantidad. En el sistema, al recibir, no después. Lo que no se anota el día que entra ya no se anota.
4. Acomoda por fecha. Lo que vence antes va adelante. Lo nuevo con fecha más larga va atrás.

Alertas: con cuánto tiempo avisar

La alerta tiene que llegar con tiempo para vender lo que te queda. Haz esta cuenta: cuántas semanas tardas en vender ese lote, contra cuántas semanas faltan para que venza.

Si tienes 20 unidades, vendes 2 por semana y el lote vence en 6 semanas, solo vas a vender 12. Las otras 8 necesitan una salida ya, no el día antes. Lo que rota rápido aguanta un aviso de 30 días. Lo que rota lento necesita 60 o 90.

Además de la alerta, revisa el estante una vez por semana. La OMS pide revisar las existencias a intervalos regulares para encontrar lo que está cerca de vencer y apartarlo.

Qué hacer con lo que está por vencer

En este orden, de lo que menos te cuesta a lo que más:

1. Ponlo a la vista. Al frente del estante o junto a la caja.
2. Trasládalo a otra sucursal donde ese producto se venda más. Aquí explicamos cómo hacer traslados entre sucursales.
3. Haz una promoción. Un descuento, un 2x1 o un combo con algo que sí se mueve. Mientras no haya vencido, se puede vender.
4. Devuélvelo al proveedor si el acuerdo lo permite. Eso se negocia al comprar: pregunta si aceptan cambio o devolución de lo próximo a vencer y con cuántos días de anticipación.
5. Compra menos la próxima vez. Si siempre te sobra el mismo producto, el problema está en el pedido.

Producto vencido: fuera del estante

Lo vencido no se vende, no se regala y no se deja en el estante para ver si alguien lo quiere. El reglamento de la Ley de Protección al Consumidor clasifica ofrecer o vender bienes después de su fecha de vencimiento como infracción muy grave, con multa de 6 a 10 salarios mínimos la primera vez. Adulterar la fecha de vencimiento también es una infracción.

En farmacias, el reglamento sanitario de la ARSA hace responsables al regente y al propietario de que no haya productos vencidos a la venta, y pide retirarlos a un área separada de la sala de venta.

Al sacarlo, regístralo como baja por vencimiento. Así tu existencia cuadra y sabes cuánto pierdes cada mes por esa causa.

Ejemplo práctico

Por orden de llegada, las 24 unidades del lote C se vencen en la bodega: L 648.00 perdidos. Por fecha de vencimiento se vende todo.

La cuenta deja otra lección: con 78 litros y 2 de venta al día, el último sale un día antes de vencer. No hace falta pedir más leche hasta finales de octubre.

Preguntas frecuentes