Macaw SuiteEl libro de ventas es el registro, día por día, de las facturas que emites: fecha, número, cliente, RTN, lo exento, lo gravado al 15% y al 18% y su ISV. El libro de compras hace lo mismo con las facturas de tus proveedores. Con sus totales llenas cada mes la declaración del ISV (formulario 201) y, si eres mediano o gran contribuyente, la Declaración Mensual de Compras (DMC).
Aquí ves qué columnas llevar, cómo cuadran con lo que pide el SAR y cuánto tiempo guardarlos.
Qué son y para qué sirven
Son tus registros del ISV. El libro de ventas dice cuánto impuesto cobraste: tu débito fiscal. El de compras dice cuánto pagaste y puedes descontar: tu crédito fiscal. La resta es lo que le pagas al SAR. En una revisión, cada línea tiene que coincidir con una factura que puedas mostrar.
¿Quién tiene que llevarlos?
Todo el que cobra ISV. El artículo 19 de la Ley del Impuesto Sobre Ventas pide a los responsables del impuesto llevar registros contables diarios de sus compras y ventas. El Código Tributario agrega que los asientos se hagan dentro de los 30 días siguientes a la operación y que la contabilidad esté en tu domicilio tributario.
En el Régimen Simplificado (un solo establecimiento y ventas gravadas de hasta L 250,000.00 al año) no estás obligado a llevar contabilidad, pero la misma ley te pide anotar cada día tus compras y ventas y guardar las facturas.
La ley no fija columnas. Sirve el formato que te deja llenar la declaración 201 y, si te toca, la DMC.
Qué columnas lleva el libro de ventas
| Columna | Qué anotas |
|---|---|
| Fecha | La fecha de emisión. |
| Número | Los 16 dígitos: establecimiento, punto de emisión, tipo y correlativo, como 000-001-01-00000121. El tipo 01 es factura, 06 nota de crédito y 07 nota de débito. |
| Cliente y RTN | Nombre y RTN, o «Consumidor final». |
| Exento | Ventas de productos o servicios exentos. |
| Exonerado | Ventas a exonerados, con su número de OCE, constancia o registro SAG. |
| Gravado 15% e ISV 15% | La base y su impuesto. |
| Gravado 18% e ISV 18% | La base y su impuesto. |
| Total y estado | Lo que pagó el cliente, y si la factura está emitida o anulada. |
Anota las facturas anuladas con valor cero y la palabra ANULADA: así el correlativo queda completo y cuadra con las copias que guardas. Las notas de crédito van en negativo, en el mes en que las emites.
Qué columnas lleva el libro de compras
Conviene usar los campos de la DMC aunque no estés obligado a presentarla: son los datos con que el SAR cruza tu crédito.
| Columna | Qué anotas |
|---|---|
| Fecha de emisión y fecha contable | La de la factura y el día que la registras. La segunda controla el plazo del crédito. |
| Proveedor y RTN | El RTN de 14 dígitos, sin guiones. |
| CAI y número | El CAI y los 16 dígitos de la factura. |
| Exento y exonerado | Compras sin ISV y, si compraste con OCE, su número. |
| Base e ISV, 15% y 18% | Cada tasa por separado. |
| No deducible | Lo que no usarás como crédito, por ejemplo por la proporción de ventas exentas. |
Antes de anotar una compra, revisa que la factura tenga tu nombre, tu RTN y un CAI vigente: el reglamento de facturación te hace responsable de verificarla.
Un ejemplo de libro de ventas
La Abarrotería San José factura con sistema. Así se ven sus primeros días de octubre:
| Fecha | Documento | Cliente | Exento | Gravado 15% | ISV 15% | Gravado 18% | ISV 18% | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/10 | 000-001-01-00000121 | Consumidor final | L 56.00 | L 20.00 | L 3.00 | L 0.00 | L 0.00 | L 79.00 |
| 01/10 | 000-001-01-00000122 | Restaurante El Patio, con RTN | L 0.00 | L 1,000.00 | L 150.00 | L 200.00 | L 36.00 | L 1,386.00 |
| 02/10 | 000-001-01-00000123 | ANULADA | L 0.00 | L 0.00 | L 0.00 | L 0.00 | L 0.00 | L 0.00 |
| 02/10 | 000-001-01-00000124 | Consumidor final | L 120.00 | L 40.00 | L 6.00 | L 0.00 | L 0.00 | L 166.00 |
| 03/10 | 000-001-06-00000008 | Nota de crédito a la factura 122 | L 0.00 | −L 100.00 | −L 15.00 | L 0.00 | L 0.00 | −L 115.00 |
| Totales | L 176.00 | L 960.00 | L 144.00 | L 200.00 | L 36.00 | L 1,516.00 | ||
Esos totales pasan a la sección de ventas de la 201: L 960.00 gravados al 15% (débito L 144.00), L 200.00 al 18% (débito L 36.00) y L 176.00 exentos. La nota de crédito ya está restada, porque el artículo 12 de la ley descuenta del débito el ISV devuelto por ventas anuladas y descuentos del mes.
Cómo se conectan con la declaración del ISV y la DMC
El libro no se entrega al SAR. Presentas declaraciones que salen de él, en la Oficina Virtual:
| Declaración | Quién | Plazo |
|---|---|---|
| 201, Impuesto Sobre Ventas: ventas por tasa, exentas y exoneradas, compras y retenciones | Todo responsable del ISV | Primeros 10 días calendario del mes siguiente |
| 527, Declaración Mensual de Compras (DMC): cada factura de compra con RTN, CAI, número, fechas y montos por tasa | Medianos y grandes contribuyentes, incluidos los de regímenes especiales, e instituciones del Estado | Primeros 8 días calendario del mes siguiente |
| 202, Declaración Anual de Ventas | Régimen Simplificado | 31 de enero |
La DMC sigue vigente: el SAR actualizó su guía en agosto de 2026, y el plazo de 8 días viene del Acuerdo SAR-237-2024. Si la presentas, la sección de compras de la 201 se llena sola con esos datos; si no te toca, esas casillas las llenas tú con tu libro de compras. Entre las declaraciones del SAR no hay una informativa mensual de ventas parecida a la DMC: tus ventas van directo a la 201.
- Revisa el correlativo. Que no falte ningún número y que las anuladas estén marcadas.
- Revisa las compras. RTN y CAI válidos, y ninguna con más de tres meses de atraso para usar el crédito.
- Suma cada columna y compárala con tus copias.
- Presenta la DMC a más tardar el día 8, si te toca, y la 201 a más tardar el día 10.
¿Cuánto tiempo hay que guardar libros y facturas?
Cinco años si estás inscrito en el RTN y siete en los demás casos. Lo dice el Código Tributario para libros, registros, documentos y archivos electrónicos, y coincide con los cinco años que tiene el SAR para revisar tus obligaciones. La Ley del ISV también pide guardar las facturas por lo menos cinco años.
- Guarda el original y la copia de cada factura anulada, en orden cronológico, por ese mismo plazo.
- Tenlos en tu domicilio tributario: el Código Tributario pide mostrarlos en el momento en que el SAR los solicite.
- Cuida las facturas de papel térmico que te dan tus proveedores. Si la impresión no dura cinco años, el reglamento dice que no se reconocen ni como gasto ni como crédito fiscal.
Errores que descuadran los libros
- Anotar facturas de compra sin tu RTN o con CAI vencido.
- Juntar 15% y 18% en una columna: la 201 los pide separados.
- Olvidar la retención de la tarjeta: el 10% del ISV que te retiene el emisor es crédito con su comprobante.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar el libro de ventas en Excel o en un sistema?
¿Me toca presentar la DMC?
¿Las ventas de menos de L 50.00 se anotan?
¿Qué hago con una nota de crédito de un proveedor?
¿En el Régimen Simplificado tengo que llevar libro?
El libro de ventas, armado mientras vendes.Macaw Suite factura con CAI desde el plan Lite y saca el libro de ventas y el libro de compras para el SAR, con exportación para tu contador. Lee también la guía del ISV.
Empieza gratisFuentes
- Ley del Impuesto Sobre Ventas, texto consolidado hasta el Decreto 59-2022 (arts. 8, 11, 11-A, 12 y 19), SAR. Consultado el 7 de octubre de 2026.
- Código Tributario, Decreto 170-2016, texto actualizado hasta el Decreto 180-2020 (arts. 58, 63, 64 y 144), SAR. Consultado el 7 de octubre de 2026.
- Reglamento del Régimen de Facturación, Acuerdo 481-2017, texto consolidado (arts. 9, 10, 25, 27, 38, 39 y 41), SAR. Consultado el 7 de octubre de 2026.
- Generalidades Declaración Mensual de Compras, agosto de 2026, SAR. Consultado el 7 de octubre de 2026.
- Ayuda Declaración Mensual de Compras (DMC-527), agosto de 2026, SAR. Consultado el 7 de octubre de 2026.
- Ayuda Declaración Jurada de Impuesto Sobre Ventas (201), junio de 2026, SAR. Consultado el 7 de octubre de 2026.
- Impuestos y declaraciones, SAR. Consultado el 7 de octubre de 2026.